如何降低文印纸张的浪费

  大量的纸质传真占用了物流公司日常行政费用的不少开销,也是纸张浪费的源头之一。在这里,传真机犹如另一扇"业务窗口",源源不断地接收来自世界各地的订单合同、报关资料。以往的工作流程是:传真机接收到一定数量的收信后,由人工派发给相应业务员,而发出的传真,有时也要排队打印、再行传送。"我们发现这样的工作流程会导致诸多问题,"柯尼卡美能达解决方案专家进行了举例,"比如首要的会导致纸张耗材的浪费,工作效率低,不能进行传真管理或实现移动传真,还可能导致机密情报的泄露等,也不符合物流信息化的发展需求。"

  随后,柯尼卡美能达提出OPS综合提案服务中的另一套系统——Eastfax无纸化传真系统,针对这些"病症"对症下药。运用这套系统的好处是,每当传真机接收到外部传真时,系统就会自动识别内线号码,准确地将传真资料发送至收信人的邮箱,而外发传真也可以通过邮箱直接送信,Eastfax系统将自动搜索可发送的传真线,无需打印输出,也不必等待,如果发送失败系统还会自动再送信。传真将不再局限于文档形式,且都能被电子存档,这使得传真管理趋于简单化,完全脱离了传统传真收发流程的束缚。

  目前,Eastfax无纸化传真系统已经帮助该企业每月节约传真输出达30000张,并且随着系统的深入运作而有增无减,"没想到以往看似无处可省的办公费用也可以减省下来。"该公司IT负责人欣喜地说。传真收发的电子化,也防止了因传真遗失而导致的信息安全隐患。

  "我们对柯尼卡美能达的服务非常满意,他能够根据我们的具体需求配以个性化的解决方案,是值得信赖的合作伙伴。"运用"定制式"的OPS综合提案服务模式,柯尼卡美能达帮助该物流企业成功实现了效率提升、成本降低、提高准确性和安全性的四项综合改善需求,而每一项改善都意味客户能够在未来的市场竞争中继续强化竞争优势,获得更大的商业成功。

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